Immobilienprofi kompakt

Arbeitsschritte bei der Exposéerstellung outsourcen

Das Wort Outsourcing ist bei großen Unternehmen in aller Munde. Anstelle kleinere Zuarbeiten im eigenen Betrieb zu erledigen, werden diese an Fremdfirmen abgegeben. Funktioniert dies auch für Maklerunternehmen?

Die meisten Immobilienbüros haben höchstwahrscheinlich einmal als Einmann- bzw. Einfrauunternehmen gestartet. Vielleicht gab es auch noch eine zusätzliche Bürokraft, jedoch war der Makler oder Maklerin die Alleinunterhalter für das Unternehmen. Alle Vermarktungsschritte, alle Marketingmaßnahmen, alle Entscheidungen wurden an einer Stelle erledigt und getroffen. Manche wuchsen dann weiter, stellten weiter ein, andere fühlten/fühlen sich bei dieser Größe weiter wohl. Doch egal, welchen Weg die Geschäftsführung gewählt hat, an irgendeiner Stelle wird es wohl immer Engpässe in den Arbeitsressourcen geben, die nicht vom Unternehmen selbst aufgefangen werden können.

Neben der Frage zur Automatisierung von Arbeitsabläufen zur Erleichterung des Arbeitsalltages, sollte auch überlegt werden, welche Arbeitsschritte von Fremdfirmen zugearbeitet werden können. Hierfür muss als erstes die eigenen Kompromissfähigkeit zu anderen Arbeitsergebnissen, als man sie vielleicht selbst erzielt hätte, geprüft werden. Ist der Makler der festen Überzeugung, dass nur sein Weg bei diesen Arbeitsschritten der richtige ist, ist er wohl schlichtweg nicht dazu geeignet, sich den Arbeitsalltag auf diese Weise zu erleichtern. Sollte jedoch die Entscheidung zum Outsourcen einiger Arbeitsschritte gefallen sein, ist die nächste Frage, welche können unkompliziert abgegeben werden.

Einer der größten Zeitfresse im nicht persönlichen Kundenkontakt ist mit Sicherheit die Erstellung der Exposés. Hier kommen verschiedene Gewerke zusammen, wie z. B. Fotografie, Videografie, Home Staging, Texten, Grafikdesign. Außerdem müssen diese zügig nach Erhalt des Auftrages parallel gestartet werden. Kompliziert wird es vor allem dann, wenn mehrere Maklerverträge zeitgleich unterschrieben werden und andere Immobilien in einer heißen Phase stecken. Die Verkäufe wollen abgewickelt, gleichzeitig sollen aber auch nicht die neuen Verkäufer lange hingehalten werden, bis diese das Exposé zur Freigabe erhalten und die Vermittlung deren Immobilien startet.

Also warum diese Fleißarbeit nicht an Profis abgeben, die einem zuarbeiten oder sogar das komplett fertige Ergebnis liefern? Die Beauftragung kann unkompliziert über E-Mail-Vorlagen erfolgen, die sich alle Daten automatisiert aus der Maklersoftware ziehen. Es kann entschieden werden, ob eine spezialisierte Exposéerstellerin den gesamten Ablauf betreut oder nur einzelne Gewerke dem im Unternehmen zuständigen Mitarbeiter zuarbeiten. Terminabstimmungen am Objekt können z. B. über Umfragetools aus der eigenen Software oder Doodle erfolgen. Vorab programmierte Prozessschritte können auch hier die individuellen Arbeitsschritte des eigenen Unternehmens beim Outsourcen unterstützen. Der Mitarbeiter muss so nur noch die gewünschten Dienstleistungen in der Software bestätigen und diese werden mit automatisch generierten E-Mails informiert. Er wird zum Manager seines Exposés, anstelle zur ausführenden Kraft und kann so seine eigenen Ressourcen auf den Kundenkontakt lenken, bei dem er der Profi ist.

Am Ende kommen alle zugearbeiteten Dienstleistungen via E-Mail oder besser Downloadlink wieder im Unternehmen an. Diese müssen dann je nach Arbeitsprozess des Unternehmens noch zu einer Exposébroschüre zusammengesetzt werden oder lediglich durch die Qualitätskontrolle. Also warum weiterhin aufwändig die Exposés selbst fotografieren, texten und designen, wenn mit etwas Vorarbeit jedes über wenige Klicks erstellt werden kann?